יעילות - עצות לשיפור היעילות העסקית
נכתב בהשראת בריאנה מורגן
להימנע מפגישות שמתחילות במשפט-
"יש לך רגע?"
מדוע הפגישות הללו גרועות ליעילות המשרד? המציאות היא שכמעט ואי אפשר להשיג בדקה אחת דבר מה חשוב, וזה ידוע כי אותה דקה הופכת ל -15 דקות ומעלה (ניהול זמן לא יעיל במיוחד) .
במקום זאת, נסו לתאם פגישות מהירות עם פרק זמן מוגדר, והקפידו על הנושא שעליך לדון בו. אפילו דוא"ל פשוט ששואל "האם נוכל להיפגש במשך 10 דקות בשעה 16:00 כדי לדון בסיום פרויקט א'?" משיג את המטרות של שמירת הפגישה קצרה, מתוכננת ופרצוף פנים אל פנים.
השתמש בתוכנת ניהול משימות
דוא"ל אינו שיטה אידיאלית לתקשורת או לשיתוף פעולה בצוותים, אנו משתמשים בתוכנת ניהול משימות כך שהתקשורת והתקדמות העבודה שלנו נמצאות במקום אחד.
תוכנת ניהול משימות לצוותים ייעודיים יכולה לעזור לכולם לעבוד יחד בצורה יעילה יותר, לעקוב אחר ההתקדמות ולהישאר בעניינים. זה חוסך לכולם את זמן הצורך לעבור על האימיילים, וזה גם מאפשר לעקוב אחר ההתקדמות בצורה יעילה יותר.
לקדם תרבות של תקשורת פתוחה
עודדו את העובדים שלכם לתקשר באופן גלוי. אבל, זה מעבר לרעיון של תקשורת פנים אל פנים על מנת לפתור בעיות האם העובדים שלך מרגישים בנוח להביע את דאגתם, או לתת משוב על אופן ניהול החברה שלך?
הסיבה העיקרית לצמיחתנו הנפוצה נובעת מהעובדה שיש לנו תרבות של תקשורת פתוחה. הדרך הטובה ביותר לשפר את היעילות העסקית היא לעודד משוב, רעיונות ותקשורת בין מחלקות.
אתה לא יכול להיות בכל מקום בבת אחת, וגם לא תראה הכל. יתכן והעובדים שלך יוכלו לאתר אזור בחברה שלך שיכול להיות יעיל יותר, או תהליך שעשוי להתייעל.
וודאו שהם מרגישים בנוח להביע את דעותיהם, ולהציע משוב, במיוחד כשמדובר בשיפור היעילות.
עידוד עמיתים לעבודה להיות חלק מתהליך היעילות, זה יביא לצוות יצרני ויעיל יותר.
וודאו שהם מרגישים בנוח להביע את דעותיהם, ולהציע משוב, במיוחד כשמדובר בשיפור היעילות.
עידוד עמיתים לעבודה להיות חלק מתהליך היעילות, זה יביא לצוות יצרני ויעיל יותר.
שמור על התהליך שנקבע
אם יש לכם פרויקט שכבר יוצא לדרך, ניסיון לזרז את העניינים יכול לגרום לחיתוך פינות. נסה לשמור על התהליך הקיים. אם אנו מנסים לעגל פינות כדי להאיץ את התהליך, משהו מתפספס לנו במהלך הדרך. יש לתקן אותו בהמשך הדרך וזה יעלה זמן וכסף רב. הדברים הולכים בצורה חלקה יותר אם אנו נצמדים לתהליך איתו התחלנו.
האם זה אומר שלעולם לא תשנו תוכניותכם ? כמובן שלא - זה בטח יהפוך את רוב ההצעות הקודמות שלנו לחסרות תועלת! אבל, אם אתה משנה תהליך, עשה זאת לאחר מחשבה, לא רק בגלל הגחמה או בגלל שאתה עומד אחר לוח הזמנים.
דע מתי להפסיק
אמנם חשוב להחליק כמה שיותר קינקים כדי לעזור לחברה שלך להתנהל ביעילות רבה יותר, אך עליך לדעת איפה לשרטט את הקו. לא כל תהליך יכול להיות - או צריך - להיות אוטומטי, ממש כמו שלא כל מפגש יסתיים תמיד בזמן שנקבע.
התמקדות רבה מדי ביעילות עלולה להסיח את דעתם ממה שחשוב באמת לעסקים שלנו: צמיחה.
חשוב לשאוף ליעילות, אך אל תתנו למטרה של ניהול עסק יעיל יותר להאפיל על יעדים אחרים. באמצעות ניסוי וטעייה ועל ידי קבלת משוב מעובדיכם לאורך כל התהליך, תוכלו לפקח על מה עובד ומה לא, ולשפר את היעילות העסקית שלכם - כל הזמן להמשיך לצמוח ולחזק את העסק שלכם.
Comments