יעילות - 5 שלבים פשוטים שעלייך לעשות על מנת לעלות את פרודוקטיביות הצוות שלך
נכתב בהשראת רוי מקלוגין
הטמעת מערכת שעון נוכחות אוטומטית
אם אתה שוקל לשפר את היעילות של העובדים שלך אך עדיין הם משתמשים בכרטיסי נוכחות או שהם ממלאים את פרטיהם בדף נוכחות של ימים ושעות, אתה נמצא במרחק שנות אור מהמטרה שלך.
המשמעות היא גם שאתה מפספס את היתרונות הפרודוקטיביים שמערכת מעקב אוטומטית יכולה להביא.
בראש ובראשונה מעקב אחר זמן אוטומטי מאפשר לכם להקל על חייהם של אנשי משאבי אנוש. הם לא יצטרכו להקדיש שעות לביקורת על רישומי יומן העובדים שלך. שנית, העובדים שלך יעבדו בצורה יעילה יותר מכיוון שיהיה קשה מאוד ואף בלתי אפשרי לעקוף את מערכת המעקב המשוכללת.
בעזרת מערכת זו תוכלו לדעת כיצד העובדים שלכם מבלים את זמן העבודה שלהם, אילו משימות הם מתעדפים וכמה הם יעילים. משמעות הדבר היא שאתה יכול לזהות איזה תהליכים ניתן לשפר ואיזה תהליכים ניתן לשמר.
בסופו של דבר, שימוש במערכת אוטומטית למעקב אחר זמן יביא לתכנון טוב יותר, מה שיעלה את היעילות הכללית.
ביצוע אופטימיזציה של תהליך השכר
אם מעולם לא התעסקת בתהליך זה, אינך יודע כמה זמן לוקח וכמה טעויות עלולות להיווצר בתהליך זה. ישנם דברים רבים שצריך לקחת בחשבון בעת ביצוע התהליך (לכלול הטבות, דיני עבודה, ציות, מיסים וכו') .
הפיתרון האפשרי הוא מערכת שכר מתקדמת שיכולה לייעל משימות רבות הקשורות לתשלומי שכר.
תאר לעצמך שרואה החשבון שלך לא צריך לבזבז ימים על הכנת שכר. המערכת תוכל לעשות את רוב הדברים בשבילך. ברור שלוקח זמן להתקין ולהגדיר את המערכת, אך זו טיפה בים לעומת הזמן שיכול להיחסך לחברה שלך. חוץ מזה, אופטימיזציה של תהליך השכר שלך בצורה כזו גורמת בדרך כלל לשיפור המורל במקום העבודה.
השימוש בטכנולוגיית שכר מבטיח כי כל העובדים יקבלו את השכר המגיע להם ומי לא ירצה בכך?
יצירת אינטגרציה בין שעון הנוכחות ומערכת שכר
זהו צעד קדימה ביחס לשימוש בטכנולוגיה. חברות מצליחות אכן משלבות מערכת זמן נוכחות במערכת השכר שלהן בכדי לשפר את היעילות שלהן.
עובדה זו לבדה צריכה להספיק בכדי לעשות זאת. אבל גם אם תשכחו ממה שאחרים עושים או לא עושים, יהיה זה הגיוני שהתוכנות למעקב יהיו אמינות ומדויקות . זה יחסוך למומחי משאבי אנוש זמן רב.
ישנן חברות שאינן מנהלות אפילו מערכות למעקב אחר זמן. האם זה לא נכון? לא. השאלה היא אם יעיל לגרום לעובדים שלך לעבוד ללא בקרת מעקב אחר נוכחות.
למרות שלא כולם ישמחו שמערכות מעקב הזמן שלך קשורות לתהליך השכר, היא בהחלט דרך יעילה להשתמש במשאבי האנוש שלך.
כשאתה ממזג מערכות אלה למערכת אחת, לא יהיה צורך לחשב את שעות העבודה ולהזין אותן במערכת מסוימת. זה ייעשה באופן אוטומטי - הנתונים על שעות העבודה של כל עובד יועברו למערכת השכר שתחשב את המשכורות. זה הוגן לכולם ויעיל מבחינת ניהול משאבים.
השקעת זמן בהכשרת העובדים שלך
יש מנהלים המאמינים כי צמצום שעות האימונים או אפילו קיצורן הוא דרך טובה לחסוך זמן וגם כסף עבור החברה. הרציונל שמאחורי חשיבה כזו הוא שעדיף ללמוד תוך כדי תנועה.
עם זאת, גישה כזו יכולה לעשות את ההפך ולהוביל את עובדיכם לחסרי יעילות במקומות העבודה שלהם. היעילות הכוללת של הפעולות תלויה עד כמה חברי הצוות שלך יודעים מה לעשות ואיך לעשות זאת.
אמנם הכשרת עובדים אינה צריכה להיות רחבה מדי, אך יעילות הצוות תלויה במידה רבה באיך שאנשים מכירים את היסודות. האם העובדים שלך יוכלו עדיין ללמוד בעבודה ללא הכשרה? בטוח. האם זה יעיל? כנראה שלא.
במקום לאפשר לעובדים שלך להבין כיצד לבצע סט משימות בעצמם, קח קצת זמן נוסף כדי ללמד אותם בפועל מה הם צריכים לעשות. המשמעות היא שעל ידי השקעה מועטה בהתחלה תוכלו להשתחרר מלהשיב על שאלות פשוטות כמו גם לתקן שגיאות מיותרות במהלך הדרך.
בנוסף, עידוד פיתוח עובדים אמור גם לסייע בשיפור היעילות של הצוות שלך. על ידי כך שהצוות שלך ישתתף בקורסים, סדנאות, שיעורי חונכות וכו ', תבנה כוח עבודה מתקדם, אשר בסופו של דבר ישפר את התפוקה שלהם ויפתח הזדמנויות חדשות לחברה שלך.
לאפשר עבודה מהבית
לרוב בעלי העסקים בדרך כלל אינם מאפשרים לעובדיהם לעבוד מהבית מכיוון שהם מאמינים כי העובדים שלהם לא יהיו מספיק פרודוקטיביים כאשר הם אינם בתפקיד. מי בכלל הולך לצפות בהם? האם ניתן אפילו לנהל ביעילות צוותים מרוחקים?
המציאות, לעומת זאת, הפוכה - מחקרים מוכיחים כי אלו העובדים מרחוק (מהבית) הם פרודוקטיביים יותר מעמיתיהם במשרד.
רק דמיין שאחד העובדים שלך חולה מכדי להגיע לעבודה. הוא / היא עדיין יכולים לעבוד ולהיות יעילים אך המשרד אינו מהווה אפשרות. אם לא תאפשר לעובד כזה להישאר ולעבוד מהבית, סביר להניח שהוא ייקח חופשת מחלה והיום יבוזבז כליל.
יתכנו מאות מצבים אחרים שבהם עובדים לא יכולים להגיע למשרד אך עדיין יכולים לעבוד מהבית. האם בזבוז יום העבודה יעיל?
חוץ מזה, יותר ויותר אנשים צפויים לעבוד מהבית על בסיס קבוע בשנים הקרובות. לכן חברות פרוגרסיביות משקיעות כסף בפיתוח אסטרטגיות שתומכות ביכולת העובדים לעבוד מהבית.
זה יאפשר גמישות רבה יותר וכן יעילות גבוהה יותר.
זה יאפשר גמישות רבה יותר וכן יעילות גבוהה יותר.
Comments