יעילות - 10 הדרכים המובילות לשיפור יעילות העובדים

ArielAharoni.com

כיצד מנהיגים יכולים לשפר את פריון העובדים תוך חיסכון בזמן? להלן עשרת הדברים המובילים שאתה יכול לעשות כדי להגביר את היעילות של העובדים במשרד.

ככל שמתקרב לחיסכון בקיץ, זה זמן טוב לחשוב על דרכים שונות שתוכלו לחסוך זמן. בימינו עובדים מבלים יותר ויותר זמן במשרד - ודאי שהם חורגים משבוע העבודה הטיפוסי של 40 שעות. עם זאת, הגדלת שעות העבודה אינה בהכרח מתורגמת ליעילות מוגברת.

אז איך מנהיגים ומנהלים יכולים לשפר את פריון העובדים תוך חיסכון בזמן? להלן עשרת הדברים שאתה יכול לעשות כדי להגביר את היעילות של העובדים במשרד.

1. אל תפחדו לצירים

אמנם טיפ זה אולי נראה הכי ברור, אך לרוב זה הקשה ביותר ליישום. אנחנו מקבלים את זה - החברה שלך היא התינוק שלך, אז אתה רוצה שתהיה לך יד ישירה בכל מה שקורה איתה. אמנם אין פסול בתעדוף איכות (זה מה שהופך עסק למצליח, אחרי הכל), בדיקת כל פרט קטן בעצמך ולא האצלת סמכויות יכולה לבזבז את הזמן היקר של כולם.

במקום זאת, תנו אחריות לעובדים מוסמכים, ובטחו שהם יבצעו את המשימות בצורה טובה. זה נותן לעובדים שלך אפשרות לצבור מיומנויות וניסיון מנהיגות שבסופו של דבר יועילו לחברה שלך. שכרת אותם מסיבה מסוימת, עכשיו תן להם הזדמנות להוכיח שאתה צודק.

השקעות מסכומים של 100 ש״ח עד 250,000 ש״ח

2. התאם משימות למיומנויות

הכרת הכישורים והסגנונות ההתנהגותיים של העובדים שלך חיונית למיקסום היעילות. לדוגמה, הוגה דעות מוחצן, יצירתי, מחוץ לקופסה, הוא ככל הנראה אדם נהדר להגיש רעיונות בפני לקוחות. עם זאת, הם עשויים להיאבק אם תינתן להם משימה אינטנסיבית יותר לכללים ומכוונת פירוט.

לבקש מהעובדים שלך להיות גדולים בכל דבר פשוט לא יעיל - במקום זאת, לפני שאתה נותן לעובד משימה, שאל את עצמך: האם זה האדם המתאים ביותר לבצע משימה זו? אם לא, מצא מישהו אחר שמיומנויותיו וסגנונותיו תואמים את צרכיך.

3. תקשורת ביעילות

כל מנהל יודע שתקשורת היא המפתח לכוח עבודה פרודוקטיבי. הטכנולוגיה אפשרה לנו ליצור קשר זה עם זה בלחיצת כפתור בלבד (או שאנחנו צריכים לומר, הקשה על מסך מגע) - זה אומר באופן טבעי ששיטות התקשורת הנוכחיות יעילות ככל האפשר, נכון? לא בהכרח. מחקר מצא כי דוא"ל יכול לארוך כמעט 28% מזמן העובד. למעשה, דוא"ל התגלה כפעילות השנייה הגוזלת זמן רב ביותר (לאחר המשימות הספציפיות לעבודה).

במקום להסתמך רק על דוא"ל, נסה כלי רשת חברתית (כגון Slack) המיועדים לתקשורת צוותית מהירה עוד יותר. אתה יכול גם לעודד את העובדים שלך לאמץ מדי פעם צורת קשר עתיקה יותר ... קיום פגישה מהירה או שיחת טלפון יכול ליישב עניין שעלול היה לקחת שעות של הודעות דוא"ל קדימה ואחורה.

השקעות מסכומים של 100 ש״ח עד 250,000 ש״ח

4. שמור על יעדים ברורים וממוקדים

אתה לא יכול לצפות מהעובדים להיות יעילים אם אין להם מטרה ממוקדת שאליה אתה צריך לכוון. אם מטרה אינה מוגדרת בבירור ובאמת ניתנת להשגה, העובדים יהיו פחות פרודוקטיביים. לכן, נסו לוודא שהמשימות של העובדים הן ברורות וצרות ככל האפשר. יידעו בדיוק מה אתם מצפים מהם, וספרו להם באופן ספציפי מהי ההשפעה של המשימה הזו.

אחת הדרכים לעשות זאת היא לוודא שהיעדים שלכם הם "חכמים" - ספציפיים, ניתנים למדידה, בר השגה, מציאותיים ובזמן המתאים אליהם. לפני שתקצה לעובד משימה, שאל את עצמך אם היא מתאימה לכל אחת מהדרישות הללו. אם לא, שאלו את עצמכם כיצד ניתן לשנות במעט את המשימה כדי לעזור לעובדים שלכם להישאר ממוקדים ויעילים.

5. לעודד עובדים

אחת הדרכים הטובות ביותר לעודד עובדים להיות יעילים יותר היא למעשה לתת להם סיבה לעשות זאת. הכרת העובדים שלך בעבודה שנעשתה היטב תגרום להם להרגיש מוערכים ולעודד אותם להמשיך ולהגדיל את התפוקה שלהם.

כשאתה מחליט כיצד לתגמל עובדים יעילים, וודא שאתה לוקח בחשבון את הצרכים או ההעדפות האישיות שלהם. לדוגמה, עובד אחד עשוי להעריך הכרה בציבור, ואילו עובד אחר יעדיף "תודה" פרטית. בנוסף למילים פשוטות הכרת תודה, הנה כמה תמריצים שתוכלו לנסות:

- הוצא אותם לארוחה: אתה יכול לקחת את הצוות לארוחת צהריים, ארוחת ערב או פעילויות גיבוש. אולי אפילו לאפשר להם לעזוב את העבודה מוקדם כדי לעשות זאת.

- שלח פתק בכתב יד: שליחת פתק בכתב יד מראה שאתה מכיר בעבודה הנהדרת וכי אכפת לך מספיק שתקדיש את הזמן האישי שלך להודות להם.

- נסה תוכנית בריאות: שקול ליישם תוכנית בריאות במקום העבודה כדי לצמצם את מספר ימי המחלה ולהקטין את ההוצאה הכוללת של ביטוח הבריאות של החברה שלך.

השקעות מסכומים של 100 ש״ח עד 250,000 ש״ח

6. גזרו את העודף

במידת האפשר, השתדלו לא לתת לעובדים משימות קטנות ומיותרות כאשר הם ממוקדים במטרה גדולה יותר. התבונן בשגרת הצוות ובדוק אם יש משהו שאתה יכול לחתוך כדי לתת לעובדים יותר זמן להתמקד במשימות בעדיפות גבוהה יותר.

לדוגמה, אם העובדים מבקשים לכתוב דוחות יומיים עבור המפקחים שלהם, אך בדרך כלל המפקחים אין להם זמן לקרוא אותם, שקול לקצץ את דרישת מספר התמלילים. לעשות משהו פשוט כפורמליזם מבזבז זמן יקר שניתן להשתמש בו להשגת יעדים שעוזרים למעשה לחברה שלך.

7. הרכבת ופיתוח עובדים

צמצום האימונים, עשוי להיראות כדרך טובה לחסוך זמן וכסף של החברה (למידה על העבודה היא ככל הנראה דרך יעילה להתאמן). עם זאת, בסופו של דבר זה עלול להוביל לכאוס.

לדוגמה, אילוץ עובדים ללמוד את עבודתם בטיסה יכול להיות לא יעיל ביותר.

לכן, במקום שיהיו עובדים העובדים בניסיון אקראי לבצע משימה בלי אפס הדרכה, קחו את היום הנוסף כדי ללמד אותם את הכישורים הדרושים למלא את תפקידם. בדרך זו הם יכולים להתחיל לבצע את המשימות שלהם בעצמם, והזמן שלך לא יבוזבז בהמשך הדרך על תשובות לשאלות פשוטות או תיקון שגיאות.

עברו הכשרה מקורית, עודדו את המשך פיתוח העובדים. עזרו להם להרחיב את מערך המיומנויות שלהם תבנה כוח עבודה מתקדם בהרבה, אשר יועיל לחברה שלכם בטווח הרחוק. ישנן מספר דרכים בהן אתה יכול לתמוך בפיתוח עובדים: אימון אישי, סדנאות, קורסים, ימי עיון, חונכות, או אפילו סתם להגדיל את אחריותם. הצעת הזדמנויות אלה תעניק לעובדים מיומנויות נוספות המאפשרות להם לשפר את היעילות והפרודוקטיביות שלהם.

השקעות מסכומים של 100 ש״ח עד 250,000 ש״ח

8. תקשורת מהבית

אפשר לאפשר לעובדים שלך לעבוד מהבית אולי לא יעיל - אחרי הכל, איך אתה יכול להבטיח שהם עדיין יהיו פרודוקטיביים אם אף אחד לא צופה בהם? עם זאת, המציאות היא הפוכה (למעשה, מחקרים מראים שאנשים שעובדים מהבית הם פרודוקטיביים ב -13% יותר מעובדי המשרד). מתן אפשרות לעובדים שלך תאפשר להם לחסוך זמן שאחרת יבוזבז לחלוטין.

לדוגמה, נניח שעובד מרגיש לא טוב מכדי להגיע לעבודה (או שהוא פשוט חושש להדביק את עמיתיו לעבודה) אך עדיין יכול להיות פרודוקטיבי. אם לא תאפשר להם לעבוד מהבית, הם ייאלצו לקחת יום מחלה ולדלג על העבודה לגמרי. לחלופין, לאלץ את העובד שלך להחמיץ יום עבודה שלם אם הוא צריך לחכות לתקופה של 2-4 שעות כדי לתקן את המקרר שלהם, פשוט לא יעיל. במקום זאת, אפשר לעובד שלך לעבוד מהבית כדי שיוכלו למקסם את הזמן שיש לרשותו.

9. תנו אחד לשני משוב

אין שום תקווה להגדיל את היעילות של העובדים אם הם לא יודעים שהם לא יעילים מלכתחילה. זו הסיבה שביקורות ביצועים חיוניות - מדדו את ביצועי העובדים שלכם, ואז ערכו פגישות אישיות כדי ליידע אותם היכן הם מצטיינים, ואילו תחומים הם צריכים לעבוד.

הגדלת היעילות של העובדים אינה קשורה רק במה שהם יכולים לעשות טוב יותר - חלק מהאחריות נופלת גם עליכם. אבל בדיוק כמו העובדים שלך, אתה לא פסיכי. אז לאחר סקירת העובדים שלך, שאל אותם מה אתה יכול לעשות כדי לעזור להם להשתפר. אולי הם היו רוצים קצת יותר הדרכה למשימות מסוימות, או שיעדיפו קצת יותר מקום לחופש יצירתי. בקשת משוב לא רק נותנת לך דרכים ברורות ומיידיות לעזור לעובדים שלך להשתפר, אלא גם מעודדת תרבות של דיאלוג פתוח שתאפשר המשך פיתוח לאורך זמן.

השקעות מסכומים של 100 ש״ח עד 250,000 ש״ח

10. חשבו תמונה גדולה

דברים שעשויים להיות עבורך כעת זמן לא יעיל, עשויים להועיל לך בטווח הרחוק. לכן, לפני שתטיל וטו על שימוש לרעה לכאורה בזמן, שאלו את עצמכם כיצד הדבר עשוי להועיל לחברה שלכם.

השקעה בתוכנת HR (משאבי אנוש) עכשיו יכולה להציל את החברה שלך - ואת העובדים שלך - אין ספור שעות בהמשך הדרך. החל משילוב אוטומטי לשכר שמנהל את עצמו, ישפר את היעילות, יפחית את התסכול ויסייע לעסק שלך לצמוח.

על ידי שימוש במספר עצות על יעילות, אתה יכול להיות בטוח שאתה לא מסתכל מאחור ומכניס את אותה שעה נוספת לשימוש טוב ופרודוקטיבי.

ArielAharoni.com