יעילות - טיפים לשיפור היעילות העסקית
נכתב בהשראת בריאנה מורגן
1. אוטומציה של כל המשימות שתוכלו
בין אם מדובר בשליחת תשלומי שכר לעובדים או שליחת קבלות לספקים, ,תבצע תהליכי אוטומציה לכל מה שתוכל. אוטומציה עסקית היא לא רק מותרות היא הכרח בסביבה התחרותית של ימינו,אוטומציה של משימות מונוטוניות חוסכת לעובדים שלך זמן ומאפשרת להם לבצע משימות יצרניות יותר הדורשות חשיבה ביקורתית או מגע אנושי.
למרות שיכול להיות יקר יותר ליישם תהליכים אוטומטיים בהתחלה, בטווח הרחוק זה יקצץ בעלויות וכן יגביר את היעילות העסקית.
2. עודדו את העובדים שלכם לשוחח פנים אל פנים
בזמן ששליחת הודעת דוא"ל או צ'אט מהירים לעמית לעבודה עשויה להיראות כדרך יעילה יותר לקבל תשובה, לעיתים קרובות יכולה להיות לכך השפעה הפוכה, שכן החלפת הודעות יכולה לקחת זמן רב יותר משיחה מהירה פנים אל פנים. . "סקייפ, צ'אט של גוגל וכלי תקשורת מקוונים אחרים מועילים תמיד כשמנסים להעביר הודעה מהירה לקולגות שלך," אומר מיילס ג'נינגס מהמגייס. "עם זאת, אינטראקציה פנים אל פנים באמת מאיצה את תהליך פיתרון הבעיה, מענה על שאלה או הבהרת משהו חשוב."
בעוד שלצ'אט ודואר אלקטרוני יש את מקומם, על ידי הקפדה על כך שעובדיך יתקשרו פנים אל פנים, אתה תמשיך לנהל את העסק שלך ביעילות, ובעיה שניתן היה לפתור בשיחה פנים אל פנים של חמש דקות. לא תמרח בדוא"ל באורך 20 הודעות.
3. הגבל את הסחות הדעת
ישיבת צוות בשעה 9 בבוקר, ישיבת מחלקה בשעה 11 בבוקר, ארוחת צהריים - אם העובדים שלך מתקשים לבצע משימות ביעילות, זה עשוי להיות תוצאה של הפרעות בלתי פוסקות. "אנו מנסים לתזמן פגישות מרובות באותו היום במקום לפזר אותם במהלך השבוע, ואנחנו חוסמים זמן בלוחות השנה שלנו לעבודה פעילה", אומר אלכסנדר מור מבומרנג. חסימת נתחי זמן לעבודה ללא הפרעה עשויה לעזור לעובדים שלך להתמקד טוב יותר ולעבוד ביעילות רבה יותר כתוצאה מכך.
עם זאת, פגישות אינן הדבר הבעייתי היחיד - התראות דוא"ל קבועות, חלונות קופצים של הודעות צ'אט והודעות מתוכנת ניהול הפרויקטים הביתית שלך עלולים לשמש כהסחות דעת המפריעות לשטף העבודה. "באופן כללי, לוקח בערך דקה לחדש את העבודה ביעילות לאחר הפרעה," אומר אלכסנדר. "מסיבה זו אנו משתמשים בכלים כמו השהיית תיבת הדואר הנכנס כדי להפחית את הודעות הדוא"ל." יש המון כלים ואפליקציות כדי לשמור על הסחת דעתך מהעבודה, מה שעשוי לעזור לך לעבוד ביעילות רבה יותר.
4. ערכו פגישת חברה יומית של 10 דקות
בעוד שבדרך כלל פגישות נחשבות לצורך, הן יכולות להמשיך עד לשעת ארוחת הערב. עדיף לבצע פגישות קצרות ויעילות יותר, המכסות את כל היסודות בתוך 10 דקות.
לא זו בלבד שזו דרך טובה לשתף את כל העובדים במהירות בכל ההתפתחויות החדשות בחברה, ביצוע פגישות קצרות הינו יעיל ומפחית את ביזבוז הזמן מכיוון שמתעסקים בעיקר ולא בתפל.
5. התמקדות במשימה אחת בלבד עד לסיומה
כולנו חושבים שאנחנו ריבוי משימות מצוינות עם זאת, ההערכה היא שאמנם אנשים יכולים לעשות ריבוי משימות, אך הם אינם בהכרח פרודוקטיביים יותר. אז כאן נכנס לתמונה הרעיון של התמקדות במשימה אחת בלבד עד לסיומה.
עדיף שכל החברה תתמקד במשימה אחת ותעשה זאת בצורה הטובה ביותר ובכך תסיימה במהירות ולאחר מכן תעבור למשימה הבאה ברשימת המטלות וכן הלאה וכן הלאה.
התמקדות במשימה אחת בלבד עד לסיומה עוזרת לך לבצע בפועל את מה שאתה צריך לעשות נכון לאותה נקודת זמן , במקום להתחיל לבצע כל כך הרבה משימות שונות שאף אחת מהן לא תסתיימנה בקרוב.
Comments